קופסאות לאחסון מסמכים וניירות

2024 מְחַבֵּר: Sierra Becker | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-02-26 05:00

סדר במסמכים חשוב לתוצאות עבודה אופטימליות ומהירות. זה מאפשר לך למצוא במהירות את הניירות הדרושים, כמו גם להגן עליהם מפני השפעת גורמים חיצוניים. על מנת להבטיח שיטתיות ובטיחות של מסמכים, עליך לדעת כיצד לאחסן אותם בצורה נכונה ומה האמצעים הדרושים לכך.

מסמכים בארכיון

כל תחום בחיי אדם מלידה ועד היום האחרון מלווה בניירת. הם יכולים להיות בעלי חשיבות שונה, ערך, משך האחסון. אבל העובדה שרובם חייבים להישמר במצב תקין לזמן מסוים היא עובדה. על מנת להבטיח שמירת ניירות לתקופה ארוכה, השתמשו בקופסאות לאחסון מסמכים. כיום, ניתן לרכוש אותם באופן חופשי או להכין אותם בעבודת יד.

הרלוונטיות של אחסון נייר

תמיד יש צורך לשמור מסמכי מקור ועותקים.

• קטן, בינוני וארגונים גדולים, בסוכנויות ממשלתיות, אחסון בארכיון הוא דרישה חוקית.
• במשרד, במיוחד בחברות משאבי אנוש, ראיית חשבון, מסחר, הדבר מאפשר לך לייעל את תהליך העבודה, לפרוק את אזור העבודה ולהבטיח את המשכיות הפונקציות לעובדים חדשים וקיימים כאחד.
• בבית, זה מבטיח סדר ויכולת למצוא את הניירות הדרושים בזמן הנכון, כולל בנסיבות חירום.

אביזרים לארכיון

קופסאות אחסון מסמכים משמשות לרוב לחסכון בנייר. כיום, ריקים עבורם זמינים למכירה חופשית. ככלל, הם ניתנים עבור ניירות A4. אבל יש גם גדלים אחרים. חלק מהיצרנים מציעים לצרכנים קופסאות נייר מיוחדות בהן ניתן לאחסן מספר קופסאות של ניירות. הם נמכרים לא מורכבים, והוראה פשוטה מקלה על כל קונה להרכיב אותם. השימוש בקופסאות כאלה מאפשר לך להיפטר מניירות עסקיים מיותרים, ובמידת הצורך למצוא במהירות את המסמך המתאים. פורמט קופסא שנבחר כהלכה מאפשר לפתור בצורה מיטבית את נושא החלל ולשמור חומרים יקרי ערך לאורך זמן. ומבנה ברור של מקורות ועותקים מגביר לפעמים את מהירות המשימות של העובדים.

שמירת ניירת במשרד

קופסאות קרטון הן הבחירה הטובה ביותר להגנה על ניירות מפני פגעי מזג האוויר במקום העבודה.אחסון מסמכים. כדי להשתמש בהם, יש צורך להפיץ את החומרים לקבוצות לפי נושאים ולאסוף אותם בכמויות, או בקבצים נפרדים, או בתיקיות, תיקיות או סוגים אחרים שלהם. ואז להרים את הקופסאות בהתאם למידות הנדרשות. הם לא יקרים, אז אתה יכול לקנות את הכמות שאתה צריך. קופסאות מתאפיינות במרווח, עמידות וידידותיות לסביבה. חריצי ידיים מקלים על איסוף ונשיאה, בעוד שהמכסה (מצירים או נשלף) מרחיק אבק. בחוץ על הקרטון ניתן לחתום על סוג המסמכים. ככלל, קופסאות אחסון משרדיות נמכרות לא מורכבות עם הוראות גרפיות מודפסות, כך שניתן להרכיבן ולפרק אותן בקלות ובמידת הצורך להחביאן במקום מבודד.

משלוח מסמכים לחיסכון לטווח ארוך

אף סוכנות ממשלתית או חברה פרטית אחת שמנהלת עסקים רציניים לא יכולה להסתדר בלי לאחסן מסמכים. לתיעוד מנהלי, מיסים, כוח אדם, חשבונאות ואחרים יש תקופת אחסון שונה, המוסדרת ברשימה מס' 578. זהו הליך חובה, שלעיתים מקנה תקופת חיסכון ארוכה למדי (עד 75 שנים). במקרה זה, כל הניירות ממוינים, מוכנסים לקופסאות ומועברים לחצרים המיועדים למטרות אלה. יש דרישות מיוחדות לקופסאות במקרה זה: הן חייבות להיות עשויות מקרטון עמיד (באופן אידיאלי, אם הן עומדות בדרישת GOST, אז יש להן גםבדומה לתקופת האחריות שצוינה). במקרה זה, עדיף להשתמש בקופסאות ארכיון לאחסון מסמכים וקופסאות קרטון. האחרונים הם כלי קיבול למספר מיכלים לניירות. יש להם מחרוזות מכיוון שהם מיועדים לאחסון לטווח ארוך.

לנוחות, אתה יכול גם לאסוף קופסאות לאחסון אנכי ואופקי של חומרים. כמו כן יש לקחת בחשבון כי ישנם מפעלים פרטיים המוכנים לייצר מכולות לניירות לפי המידות שנתן הלקוח.

ארכיון הבית

כל מבוגר צריך לדאוג לשמירת ניירות חשובים בין כותלי ביתו. אחרי הכל, לעתים קרובות מאוד אתה צריך לספק מסמכים המאשרים את זהותך, השכלתך, בעלותך על רכוש וכו'. כדי למנוע הוצאות כספיות מיותרות וכדי שתוכל לממש את זכויותיך, עליך לשמור תעודות אחריות למכשירי חשמל ביתיים, מדריכים עבורו. תפעול, קבלות רכישה. ייתכן שיהיה צורך דחוף במסמכים בשעת חירום: במקרה של עזיבה פתאומית, שריפה, אסון טבע, פינוי אוכלוסייה…

המקורים והעותקים של ניירות ערך חייבים להיות במקום אחד, מוסתרים מעיניים סקרניות, ממוינים ומוגנים מפני גורמים חיצוניים. טוב אם מכינים למטרה זו קופסה לאחסון מסמכים בבית. ניתן לרכוש אותו, להכין בקניית קרטון ריק בחנות במחיר קטן, או להתאים כל קופסה מיותרת. אם לא הועבר לארכיוןהמקוריים, החיפוש הכואב שלהם יובטח, ושחזור במקרה של אובדן ידרוש הרבה זמן, כספים, והכי חשוב, עצבים.

ארגון ערכי הבית

כדי לרכוש קופסאות לאחסון ניירות ומסמכים או להכין אותם בעצמך, צריך לפרק את כל החומרים ולמיין אותם לקבוצות, למשל:

• מסמכים אישיים;
• ניירות המראים בעלות;
• הסכמי הלוואות, תשלומים על עסקאות;
• ניירות על המצב הבריאותי של בני המשפחה, בדיקות שעברו, חוות דעת של הרופאים;
• חומרים המאשרים תשלום עבור סחורות, כרטיסי אחריות וכו'.

יש צורך לקחת בחשבון את תקופת התוקף של ניירות ערך, כי ייתכן שחלקם לא יהיו רלוונטיים בזמן הניתוח.

טיפים להפצת חומרים

המקורים והעותקים עשויים להשתנות בגודלם, כך שניתן להתאים גם תיבות תיוק. במקרה זה, ניתן למיין את המסמכים המקוריים:

• לפי סדר החשיבות;
• לפי מידה;
• לפי תקופת הרלוונטיות;
• לפי סוג (עבודה, בית…);
• באירועים.

סיסטמטיזציה כזו תחסוך זמן בחיפוש אחר הניירות הנכונים ותגן עליהם מפני ילדים, זרים וגורמים חיצוניים.

קופסאות אחסון בעצמך

ההבדל העיקרי בין חומרי משפחה וחומרים משרדיים הוא הגודל שלהם: בעבודהזה בדרך כלל A4, בעוד שבבית הנייר שונה מאוד. לכן, אתה יכול לעשות קופסאות לאחסון מסמכים במו ידיך. ישנן מספר אפשרויות:

1. ניתן לקנות ריק בכל מחלקה ביתית של הסופרמרקט, ובהתאם להוראות, להרכיב אותו.
2. אם אתה צריך קופסה בגדלים קטנים, אז אתה צריך לקחת את הציורים, להוריד אותם, להעביר אותם לקרטון ולהדביק אותם. אם המידות שצוינו אינן מתאימות למשתמש, ניתן להעביר את השרטוט לנייר, תוך הקטנת מידות חומר העבודה מספר פעמים.
3. האפשרות הקלה ביותר היא לקחת כל קופסה שאינך צריך ולשים אותה באחסון עבור המסמכים המקוריים.
4. עשה לפי הציור שלך. אז, למשל, כדי להכין קופסה למסמכים אישיים (דרכונים, תעודות לידה, זכויות, תעודות חינוך), אתה צריך לקחת 2 גיליונות נייר חזק (קרטון), לגזור ריבוע בגודל הנדרש מכל אחד, מוסיפים עוד 1.5 ס"מ לאחד (עבור המכסה). לאחר מכן קפלו כל דף לשניים ולאורך אלכסונים שונים. צריכות להיות 3 שורות בסך הכל. לאחר מכן, יש לכופף את הפינות למרכז, ולאחר מכן יש לקפל כל צד כך שהקצה שלו יעבור באמצע הסדין. השלב האחרון הוא להרכיב את קופסת הנייר לאורך הקווים הקיימים ולהדביק את הצדדים.

במקביל, ניתן לקשט כל קופסה כזו כך שתתאים לצבע הפנים באמצעות נייר צבעוני, דבק, מספריים. יש להרחיק "קמרונות" מלאים מאור שמש ישיר, לחות וילדים.

מסמכים הם בני לוויה של חיי אדם. אתה יכול להבטיח את שלומם בעזרת קופסאות לאחסון מסמכים בארכיון, ואם המצב הכלכלי לא מאפשר זאת, אז אתה יכול לבנות אותם בעצמך באמצעות חומרים מאולתרים. ואז ניתנת אווירה רגועה בעבודה ובבית.